Diffusion de l'information

Les organismes publics doivent diffuser un large éventail de documents sur leur site Internet en vertu du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels (ci-après, le « Règlement »). Cette obligation s’inscrit dans la volonté du gouvernement d’offrir plus de transparence aux citoyens.

La section « Diffusion de l’information » offre un accès direct aux documents et renseignements prescrits par le Règlement. Ce dernier fixe l’échéance le 45e jour suivant chaque fin de trimestre se terminant après le 1er avril 2015 pour la mise en ligne de la majorité des documents et renseignements, et au 1er avril 2015 pour les documents et renseignements découlant de demandes d’accès à l’information.

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après, la « Loi sur l’accès ») reconnaît aux citoyens, en plus du droit d’accès aux documents et renseignements sur l’organisme, le droit d’accès aux documents et renseignements personnels qui les concernent et la correction de ceux-ci s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la Loi sur l’accès.

Organigramme et personnel d’encadrement

L’organigramme présente la structure administrative de la RIO et le partage des responsabilités de gestion. Cet organigramme comprend le nom et le titre de chacun des membres du personnel de direction ou d’encadrement supérieur.

Télécharger l’organigramme (PDF)

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Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès poursuit deux grands objectifs :

  • garantir à toute personne le droit d’avoir accès aux documents et renseignements des organismes publics dans la mesure prévue par la Loi sur l’accès;
  • assurer la confidentialité des renseignements personnels détenus par un organisme public et accorder, notamment, à toute personne le droit d’avoir accès aux renseignements la concernant et d’en exiger la rectification au besoin.

Comme tous les organismes publics québécois, la RIO est assujettie à la Loi sur l’accès.

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Documents et renseignements visés par la Loi sur l’accès

La Loi sur l’accès s’applique à tous les documents et renseignements que la RIO a en sa possession dans l’exercice de ses fonctions, peu importe leur forme. La RIO n’a pas l’obligation de créer un nouveau document, ni de calculer ou de comparer des renseignements et d’en compiler les résultats en réponse à une demande d’accès à l’information.

Certains documents à caractère public sont accessibles sans restriction. Il n’est donc pas nécessaire d’invoquer la Loi sur l’accès pour les obtenir. C’est le cas, par exemple, des publications déjà diffusées.

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Obligations de la personne responsable de l’accès

La personne responsable de l’accès doit assurer l’accès aux documents et renseignements de la RIO au moment opportun et veiller à ce que les renseignements personnels ne soient divulgués qu’aux seules personnes autorisées par la Loi sur l’accès.

Le responsable de l’accès doit, avec diligence et au plus tard dans les 20 jours suivant la date de réception d’une demande, répondre à celle-ci en donnant accès au document ou au renseignement demandé ou, le cas échéant, en expliquant les motifs qui font en sorte que le document ou le renseignement n’est pas accessible. En effet, il existe plusieurs restrictions au droit d’accès tel que stipulé par la Loi sur l’accès. Au besoin, une prolongation de 10 jours supplémentaires peut être invoquée pour traiter une demande.

De plus, et dans le cadre d’une demande d’accès visant un ou des tiers, des délais supplémentaires peuvent être nécessaires afin de respecter les obligations légales qui incombent à la RIO. En effet, le responsable de l’accès doit aviser chaque tiers concerné dans les 20 jours suivant la date de la réception de la demande, et leur donner 20 jours pour leur permettre de présenter leurs observations écrites. Ensuite, la Loi sur l’accès prévoit que la RIO a 15 jours suivant la réception des observations écrites de chaque tiers concerné, ou suivant l’expiration du délai accordé à chaque tiers, pour répondre à la demande d’accès ainsi qu’au(x) tiers de la décision de la RIO.

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Pour présenter une demande d’accès

Pour être recevable, une demande d’accès à un document ou à un renseignement doit être suffisamment précise pour permettre de repérer ce document ou ce renseignement.

La demande doit être transmise par la poste, par télécopieur ou par courriel à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, à l’adresse suivante :

Me Denis Privé
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Régie des installations olympiques
Secrétaire général et Vice-président des Affaires juridiques et corporatives
4141 avenue Pierre-De Coubertin
Montréal (Québec) H1V 3N7
Courriel : denis.prive@rio.gouv.qc.ca
Téléphone : 514 252-4638 ou 514 252-4141 poste 5638
Télécopieur : 514 252-6906

Bien qu’une demande d’accès aux documents puisse être faite verbalement, seule une décision faisant suite à une demande présentée par écrit peut faire l’objet d’une révision par la Commission d’accès à l’information.

En principe, l’accès à un document ou un renseignement est gratuit. Cependant, des frais peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de renseignements et de documents.

Les documents peuvent aussi être consultés sur place, pendant les heures habituelles de travail.

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Documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès à l’information

La protection des renseignements personnels, la diffusion de l’information ainsi que la sécurité de l’information sont des valeurs fondamentales pour la RIO et ces obligations sont omniprésentes peu importe le support ou le mode d’expression des informations, que celles-ci soient reproduites sur papier, dans un format numérique ou encore le site Internet de la RIO.

En vertu du Règlement et dans le cadre de ses obligations de diffusion, la RIO publie sur son site Internet, dans les 5 jours ouvrables de la transmission de la décision au demandeur suivant le 1er avril 2015, la réponse ainsi que les pièces jointes, le cas échéant. À noter, toute réponse ainsi que document joint est anonymisé avant sa diffusion sur le site Internet de la RIO et ne contient aucune information personnelle, ni information dont la diffusion n’est pas permise par la Loi sur l’accès.

Les documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès sont diffusés à compter du 1er avril 2015, le cas échéant.

Documents transmis depuis le 1er avril 2015.

 

N° de la demande Objet de la demande Date de transmission de la réponse Date de diffusion de la réponse Document transmis
239 Nombre de femmes sur l’effectif total de la Régie en 2012 et en 2017 11 décembre 2017 13 décembre 2017 DAI329
328 Information financière sur l'exposition Souvenir de 1976 3 novembre 2017 6 novembre 2017 DAI328
327 Nombre de plaintes en harcèlement depuis 2007 31 juillet 2017 1er août 2017 DAI327
326 Divers bilans en ressources informationnelles et étude d’opportunité afin d’évaluer les logiciels libres 31 juillet 2017 1er août 2017 DAI326
325 Liste des contrats accordés depuis 2012 pour l’inspection et la maintenance des systèmes de protection incendie 3 juillet 2017 4 juillet 2017 DAI325
323 Évaluation d’un dossier de candidature 6 février 2017 7 février 2017 DAI323
322 Salaires, échelles et bonis des gestionnaires de la Régie 20 janvier 2017 23 janvier 2017 DAI322
318 Bonifications versées aux employés de la RIO pendant l’année 2015-2016 22 août 2016 23 août 2016 DAI318
316 Projet de rehaussement du réseau de télécommunications de la Régie des installations olympiques 20 mai 2016 24 mai 2016 DAI316
313 Coûts de l’entretien annuel et de l’entretien préventif de la toiture du Stade entre 1999 et 2014 5 mai 2016 6 mai 2016 DAI313
312 Liste des fournisseurs des deux dernières années avec qui notre organisme a commandé des biens et services de plus de 5 000 $ 15 avril 2016 15 avril 2016 DAI312
311 Diverses notes déposées aux rencontres du conseil d'administration du 25 mai et 31 août 2015 27 avril 2016 28 avril 2016 DAI311
310 Analyse de l'état d'esprit de la clientèle touristique vis-à-vis le Parc olympique du mois de juin 2015 27 avril 2016 28 avril 2016 DAI310
305 Congé(s) maladie de longue durée et prêt(s) d’employé(s) pour les années 2014 et 2015 11 février 2016 12 février 2016 DAI305
304 Masse salariale annuelle entre 2013 et 2016 et échelles salariales pour 2 nouveaux postes cadres 5 février 2016 8 février 2016 DAI304
302 Procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration pour les années 2014 et 2015 4 février 2016 8 février 2016 DAI302
301 Salaire des employés de la Régie 3 février 2016 5 février 2016 DAI301
300 Indicateurs de performance administrative pour les années 2008 à 2015 15 janvier 2016 18 janvier 2016 DAI300
299 Copie d’un bon de Purolator d’un soumissionnaire sur l’appel d’offres IM700847 6 janvier 2016 7 janvier 2016 DAI299
297 Comptes de dépenses de M. David Heurtel pour les années 2011 à 2013 10 novembre 2015 11 novembre 2015 DAI297
296 Études et analyses portant sur la centrale thermique, la Tour de Montréal et le Stade olympique 26 novembre 2015 27 novembre 2015 DAI296
294 Liste des sondages, études et analyses commandées par la Régie en 2015 2 octobre 2015 5 octobre 2015 DAI294
291 Rapport et recommandations découlant des obligations de la Directive concernant l’évaluation de programmation dans les ministères et organismes 24 juillet 2015 27 juillet 2015 DAI291
290 Dépenses engendrées par la Régie lors de la visite d’un dignitaire en juin 2015 17 juillet 2015 20 juillet 2015 DAI290
289 Octroi de contrat(s) à des firmes privées d’enquêtes dans les deux dernières années 17 août 2015 18 août 2015 DAI289
288 Informations demandées sur un incident de sécurité survenu à l’Esplanade Financière Sun Life le 11 juin 2015 17 juillet 2015 20 juillet 2015 DAI288
287 Salaires, échelles et bonis des gestionnaires de la Régie 22 juin 2015 26 juin 2015 DAI287
285 Évaluation des soumissions d’un appel d’offres sur le système intégré de la billetterie du Parc olympique 30 avril 2015 1er mai 2015 DAI285
284 Études produites entre 2005 et 2015 concernant les coûts de démolition du stade olympique 5 juin 2015 12 juin 2015 DAI284
283 Registre des entrées et sorties du 4545 et du 4549 Pierre-De Coubertin pour les années 2014 et 2015 30 avril 2015 1er mai 2015 DAI283

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Plan de classification des documents

Le plan de classification est une structure hiérarchique et logique présentant les sujets par classes, sous-classes, divisions et subdivisions permettant la classification et le classement uniforme des documents et dossiers de la RIO selon un ordre prédéterminé. Tous les documents, sous forme papier ou électronique, produits ou reçus par les unités de la RIO sont classifiés et classés selon un plan de classification uniforme.

Les activités y sont présentées du général au particulier et comportent deux catégories :

  • Les dossiers de gestion (codification 1000-00 à 7000-00)
  • Les dossiers d’exploitation (8000-00)

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Inventaire des fichiers de renseignements personnels

La RIO établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu’elle détient conformément aux dispositions de l’article 76 de la Loi sur l’accès.

Fichiers Personnes concernées
Fichier des abonnés Les clients du Centre sportif
Fichier des employés du Centre sportif Les employés du Centre sportif
Fichier des rapports d’incident émanant de la direction de la Sécurité Les clients de la RIO ainsi que le personnel de la RIO
Fichier de réclamations, litiges et saisies de salaire Les clients de la RIO ainsi que le personnel de la RIO et toute personne concernée par une réclamation, poursuite ou saisie en main tierce
Fichier des clients pour le stationnement Les clients des stationnements de la RIO
Fichier du personnel occasionnel à l’événement Le personnel de la RIO
Fichier du personnel occasionnel à l’événement pour le stationnement Le personnel de la RIO
Fichier du personnel direction de la Sécurité Le personnel de la RIO
Fichier du personnel de la Tour de Montréal Le personnel de la RIO
Fichier du personnel Le personnel de la RIO
Fichier des dossiers de candidatures Les candidats externes et le personnel concerné de la RIO
Fichier suivi des réservations Les clients de la RIO
Fichier Tour de Montréal Les clients de la RIO
Fichier des demandes d’accès Toute personne concernée par une demande et le personnel de la RIO

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Registre des communications de renseignements personnels

La RIO établit et tient à jour un registre des communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, le tout conformément aux dispositions de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès.

La RIO, comme tout autre organisme public, peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes en application de certains des articles de la Loi sur l’accès.

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Études et rapports de recherche ou de statistiques

Les études ou rapports de recherche qui ont été diffusés à compter du 1er avril 2015.

Rapport de consultation sur le bassin de plongée sous-marine du Parc olympique, Acertys inc., 25 septembre 2014

Registres publics

La RIO ne tient aucun registre public prévu par une loi dont elle est responsable.

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Divulgation légale

En vertu du Règlement, et à partir du 1er avril 2015, le responsable de l’accès à l’information à l’obligation de divulguer, soit de manière annuelle, soit de manière trimestrielle, les informations suivantes :

  • Les frais de formation et de participation à des congrès de tout le personnel de la RIO;
  • Les contrats de publicités ainsi que de télécommunications;
  • Les frais de déplacement du personnel de la RIO;
  • Les frais de déplacement des dirigeants; et
  • Les dépenses de fonction des dirigeants;

Ces informations surviendront, que leur divulgation soit annuelle ou trimestrielle, dans les 45 jours de la fin d’un trimestre ou de la fin de l’année fiscale.

Divulgation trimestrielle

Divulgation annuelle

Le salaire annuel, les allocations et indemnités du Président-directeur général de la RIO sont accessibles sur le site du ministère du Conseil exécutif.

Le salaire du Président-directeur général de la RIO présenté par le Ministère du Conseil exécutif et celui reproduit au rapport annuel de la RIO diffèrent légèrement. Cette différence résulte de deux augmentations de salaire d’un (1) pour cent survenues le 31 mars 2014, puis le 31 mars 2015.

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Description des services offerts

La Régie des installations olympiques exploite un complexe multifonctionnel et récréotouristique parmi les plus importants au Canada. Il comprend le Stade olympique, la Tour de Montréal, l’Esplanade Financière Sun Life et le Centre sportif. Cette vocation à quatre dimensions permet à la RIO d’offrir une grande variété de services répartis selon les catégories suivantes :

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Documents servant à la prise de décision sur les droits des administrés

Lois et règlements

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Projets de règlements publiés dans la Gazette officielle du Québec

Aucun projet de règlement ne fait présentement l’objet d’une publication.

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Renseignements relatifs aux contrats

L’article 22 de la Loi sur les contrats des organismes publics stipule que tous les contrats de plus de 25 000 $ doivent faire l’objet d’une diffusion.

Les renseignements relatifs aux contrats conclus par la RIO, comportant une dépense supérieure à 25 000 $, sont diffusés dans le Système électronique d’appels d’offres (SEAO).

Pour rechercher les avis publiés par la RIO, veuillez suivre les indications suivantes à partir de la page d’accueil du site SEAO :

  • Cliquer sur le lien « Recherche avancée » situé en haut, vers la gauche du menu ;
  • Cliquer sur « Précisez le ou les donneurs d’ouvrage » ;
  • Cliquer sur le bouton orange « Préciser des donneurs d’ouvrage » ;
  • Cliquer sur « Catégorie » et sélectionner « Ministère et organisme » ;
  • Cliquer sur « Nom » et inscrire « Régie installations » ;
  • Sous donneur d’ouvrage, sélectionner « Régie des installations olympiques » ;
  • Cliquer sur « Sélectionner ».

Vous serez redirigé vers la page « Recherche avancée » ou vous pouvez ajouter les critères correspondant à votre demande spécifique. Une fois les critères complétés, cliquez sur le bouton « Rechercher » au bas de la page.

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Liste des engagements financiers

Liste des engagements financiers transmise au Contrôleur des finances et que celui-ci achemine à l’Assemblée nationale, conformément au paragraphe 7.1 de l’article 5 de la Directive numéro 4-80 prise par la décision C.T. numéro 128500 du 26 août 1980, du Conseil du trésor, concernant les demandes de certification d’engagement, certains engagements de 25 000 $ ou plus et les demandes de paiement.

La liste des engagements financiers transmise au Contrôleur des finances est diffusée à compter du 29 novembre 2009, le cas échéant.

La RIO n’est pas sujet à une telle obligation. Cependant, les engagements financiers de la RIO d’une dépense supérieure à 25 000 $ de la RIO sont diffusés dans le Système électronique d’appels d’offres (SEAO).

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Documents déposés à l’Assemblée nationale

Les documents suivants ont été déposés à l’Assemblée nationale.

Rapports annuels

Les documents déposés à une commission ou à une sous-commission de l’Assemblée nationale sont diffusés à compter du 29 novembre 2009, le cas échéant.

Étude des crédits

En vertu du Règlement de l'Assemblée nationale, les documents produits par la RIO et déposés aux fins d’une séance publique de l’Assemblée nationale ou de l’une de ses commissions ou sous-commissions sont des documents d’intérêt public à caractère plus administratif. Ces documents sont disponibles sur l’Internet sur le site Internet de l’Assemblée nationale au http://www.assnat.qc.ca/fr/travaux-parlementaires/index.html.

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Règles relatives aux paiements faits sur le fonds consolidé du revenu

Aucun paiement sur le fonds consolidé du revenu n’est effectué par la RIO.