Agent (e) de soutien administratif VI

Raison d’être

Le travail principal de la personne titulaire du poste consiste à assister l’équipe des ressources matérielles dans l’exécution efficace des diverses tâches liées au déroulement des activités courantes. Elle offre un  éventail de services et de soutien administratif à la direction.

  • agit à titre de soutien administratif pour l’équipe, soutien relié aux différents dossiers, initiatives et projets;
  • participe à divers projets avec les membres de l’équipe et effectue des recherches d’information, la cueillette et l’agencement de renseignements à inclure dans la correspondance, les rapports et/ou différents dossiers;
  • accueille les visiteurs
  • fournit le soutien requis au personnel (télécopie, numérisation, courriel, commande de fournitures de bureau, préparation des envois de courrier, etc.);
  • assure la préparation, la mise en page, l’uniformisation, la révision et la mise à jour de documents de l’équipe (lettres, tableaux, documents confidentiels, communiqués et divers autres documents);
  • traite les communications et la correspondance et en assure les suivis;
  • est responsable du classement uniforme et de la préservation des dossiers (papiers et électroniques) selon les procédures établies du Parc olympique;
  • agit à titre d’administrateur de divers comptes de fournisseurs (imprimante, papeterie, messagerie, cellulaire, etc.), complète les demandes de crédit, vérifie les factures et crée les accès pour les utilisateurs au Parc olympique;
  • effectue la gestion de la facturation des commandes annuelles et de la carte de crédit corporative pour le Parc olympique;
  • procède aux achats regroupés en papier, fournitures de bureau et impression corporative pour l’ensemble du Parc olympique;
  • prépare la facturation mensuelle des dossiers dont elle est responsable (frais interurbains, facturation de services aux locataires, facturation aux employés, etc.).
  • agit comme personne ressource avec le fournisseur de téléphonie pour les activations, annulations, transferts de lignes téléphoniques, activation de boîtes vocales, codes d’accès interurbains, etc.;
  • est responsable des téléphones cellulaires et assure la facturation (DBS achat, tableau synthèse de l’utilisation, procède aux demandes de réparation, statistique des frais d’utilisation);
  • est responsable des photocopieurs en location et distributeurs d’eau, tiens à jour les compteurs mensuellement, coûts associés et assure la gestion de la facturation;
  • assure la gestion et le suivi des bons de commande;
  • effectue la liaison de tous les engagements des commandes ouvertes fait par l’ensemble des utilisateurs dans le système financier (Virtuo), s’assure des disponibilités des fonds et fait le suivi avec les utilisateurs;
  • effectue la compilation et la mise à jour de données et en assure l’exactitude dans les différents systèmes disponibles;
  • effectue les divers rapports demandés (statistiques ou autres);
  • participe au processus de préparation budgétaire avec son supérieur et en fait le suivi, le contrôle et procède aux amendements dans les différents postes budgétaires, si nécessaire;
  • règle les questions relevant de ses fonctions et responsabilités;
  • accomplit toute autre tâche de même nature ou d’ordre général demandée par son supérieur ou requise par ses fonctions

Qualifications, expériences et exigences requises

  • détenir un diplôme d’études collégiales avec champ de spécialisation approprié, ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience; OU toute autre combinaison de scolarité et d’expérience conformément aux modalités prévues à la convention

Conditions d’emploi

Échelle salariale 19,45 $ à 26,23 $ /heure  Horaire  35 heures / semaine
Statut Mandat temporaire environ 1 an Catégorie Bureaux syndiqués (STTRIO)

Conditions de travail particulières

Vacances annuelles: 4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s’accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu.
Congés fériés: 13 jours fériés et chômés.
Congés maladie: 9 jours de congé de maladie.
Régime d’assurances collectives Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de la santé et les soins dentaires le tout conformément à la police en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale.
Régime de retraite: Régime de retraite des employés de la fonction publique.
Centre sportif: Gratuit pour les employés du Parc olympique et leur famille immédiate.


Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitae accompagné de vos diplômes et cartes de compétences en spécifiant le numéro du concours R-16-56 :

Par courriel : ressources-humaines@rio.gouv.qc.ca
Par télécopieur : 514 252-7451
Par la poste :
VP, Capital humain, prévention et sécurité
Parc olympique
4141, avenue Pierre-De Coubertin
Montréal (Québec), H1V 3N7

Voir toutes les offres d’emploi

Les demandes seront traitées en toute confidentialité
Le Parc olympique souscrit au programme d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.