Agent(e) de soutien administratif (ASA IV)

Direction déveleloppement, événements et service à la clientèle

Raison d’être

Relevant du directeur, développement, événements et service à la clientèle corporative, la personne titulaire du poste a comme principale fonction d’assister la direction, dans l’exécution efficace des diverses tâches liées au déroulement des activités courantes. Elle offre un éventail de services et de soutien administratif à la direction.

Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste :

  • agit à titre de soutien administratif pour la direction, soutien relié aux différents dossiers, initiatives et projets;
  • agit comme point d’entrée pour les demandes d’information de la clientèle externe et les dirige au besoin aux personnes concernées;
  • informe les clients sur les produits et services généraux pour la location de différents plateaux;
  • assure la préparation, la mise en page, l’uniformisation, la révision et la mise à jour de documents de la direction (lettres, tableaux, documents confidentiels, communiqués et divers autres documents);
  • participe de façon proactive aux réunions récurrentes de services et interdépartementales, y apporte des références des rencontres antérieures, émet un compte-rendu, fait les mises à jour nécessaires et s’assure que les différents intervenants soient informés des modifications;
  • au besoin, assiste aux réunions de la logistique de certains petits événements;
  • fournit le soutien requis au personnel (télécopie, numérisation, courriel, commande de fournitures de bureau, préparation des envois de courrier);
  • traite les communications et la correspondance et en assure les suivis;
  • effectue la planification de rencontres, réservations ou de ressources pour la direction;
  • est responsable du classement uniforme et de la préservation des dossiers (papiers et électroniques) selon les procédures établies du Parc olympique;
  • participe au processus de préparation budgétaire avec son supérieur et en fait le suivi, le contrôle;
  • effectue la compilation et la mise à jour de données et en assure l’exactitude dans les différents systèmes disponibles (ex :CRM, calendrier des événements, tableaux de bord, etc.);
  • effectue les divers rapports demandés (statistiques ou autres);
  • comptabilise des données d’activités ou d’événements antérieurs afin de fournir une évaluation sommaire (ex : stationnement, concessions, etc.);
  • prépare les demandes de biens et services (DBS) à travers le système intégré existant et en assure le suivi;
  • participe au développement des outils d’information pour la direction;
  • assiste le directeur dans le respect des politiques et pratiques administratives du Parc olympique et en assure le suivi;
  • coordonne certains comités selon les mandats que lui confie le directeur (ex : éclairage spécial de la Tour);
  • accomplit toute autre tâche de même nature ou d’ordre général demandée par son supérieur ou requise par ses fonctions.

Qualifications, expériences et exigences requises

  • Détenir un diplôme d’études professionnels (DEP) dans la spécialisation appropriée;
  • un an d’expérience dans un champ de compétence appropriée;
  • connaissance de la langue anglaise;
  • maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, etc.);
  • démontrer des aptitudes interpersonnelles en communication (verbal/écrit) ainsi qu’une aptitude et un grand intérêt à travailler en équipe;
  • faire preuve de débrouillardise, pensée critique, créativité, autonomie, initiative, diplomatie, minutie et d’un grand sens de l’organisation;
  • être à l’aise dans un contexte de changements constants, imprévus, urgences.

Conditions d’emploi

Échelle salariale 18, 65 $ à 22,03$ – Classe V (Équité) Horaire 35 heures / semaine
Statut Régulier Catégorie Bureaux syndiqués (STTRIO)

Conditions de travail particulières

Vacances annuelles: 4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s’accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu.
Congés fériés: 13 jours fériés et chômés.
Congés maladie: 9 jours de congé de maladie.
Régime d’assurances collectives Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de la santé et les soins dentaires le tout conformément à la police en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale.
Régime de retraite: Régime de retraite des employés de la fonction publique.
Centre sportif: Gratuit pour les employés du Parc olympique et leur famille immédiate.


Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitae accompagné de vos diplômes et cartes de compétences en spécifiant le numéro du concours R-16-65 :

Par courriel : ressources-humaines@rio.gouv.qc.ca
Par télécopieur : 514 252-7451
Par la poste :
VP, Capital humain, prévention et sécurité
Parc olympique
4141, avenue Pierre-De Coubertin
Montréal (Québec), H1V 3N7

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Les demandes seront traitées en toute confidentialité
Le Parc olympique souscrit au programme d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.