Coordonnateur(trice)

Direction déveleloppement, événements et service à la clientèle

Raison d’être

Relevant du directeur, développement, événements et service à la clientèle corporative, la personne titulaire du poste a comme principale fonction de contribuer par ses actions au maintien professionnel des liaisons entre les différents intervenants internes et externes en relation avec l’équipe et d’agir à titre de personne de référence pour guider les clients vers les ressources appropriées. Elle assure le bon fonctionnement de la direction en secondant les chargés de projets dans la gestion quotidienne des dossiers et en amorçant les démarches préliminaires des processus. Elle est appelée à collaborer avec les autres membres de l’équipe dans divers dossiers et à les remplacer au besoin. À la demande du directeur, prend en charge des événements de petite et moyenne envergure.

Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste :

  • agit à titre de personne-ressource pour toutes demandes, requêtes, interrogations, renseignements adressée à la direction événements et développement des affaires, elle les dirige vers les ressources appropriées et règle immédiatement les dossiers qui ne requièrent pas l’approbation du directeur,
  • informe les clients sur les produits et services offerts pour les locations et évènements;
  • agit comme ambassadrice du PO auprès des clients (actuels ou potentiels), des promoteurs, équipe de tournages, etc. avec qui elle effectue des visites sur le site du Parc olympique (Stade, Esplanade, etc.);
  • participe aux réunions de production afin d’être en mesure d’être informé de tous les dossiers, y apporte des références des rencontres antérieures, rédige le compte-rendu, fait les mises à jour nécessaires et s’assure que les différents intervenants soient informés des modifications;
  • coordonne la logistique des réunions de production, prépare et envoie la documentation nécessaire;
  • coordonne les demandes auprès des autres services internes lors de la réalisation des événements et s’assure que les communications sont harmonieuses;
  • supporte les chargés de projets et contribue à la coordination des activités de l’équipe;
  • participe à l’élaboration des documents de mise en marché et d’information à la clientèle;
  • selon les demandes, fait le suivi des dossiers des chargés de projets;
  • prend en charge les événements de petite à moyenne envergure que lui confie le Directeur et effectue tout le processus et suivi à la bonne marche de ces derniers avec les clients internes et externes (promoteurs);
  • coordonne les demandes ponctuelles des promoteurs dans le cadre de certains événements qui demandent une grande présence sur le terrain;
  • au besoin, est présent lors des événements à la demande du directeur;
  • remplace au besoin, les chargés de projets et la conseillère en développement des marchés durant leur absence;
  • selon les besoins, représente le PO lors de rencontres, congrès, salons, etc. à la demande du directeur;
  • contribue à l’implantation et/ou à l’amélioration des méthodes de travail et d’outils pour supporter la Direction;
  • au besoin, effectue quelques tâches administratives pour la direction;
  • collabore aux recherches et/ou cueillettes d’informations pour la préparation de dossiers corporatifs soumis par le directeur;
  • participe à la préparation budgétaire des événements,
  • effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Qualifications, expériences et exigences requises

  • DEC dans une discipline appropriée (administration, gestion événementielle, etc.);
  • deux ans d’expérience pertinente;
  • maîtrise de la langue anglaise;
  • excellente maitrise des outils MS Office (Word, Excel, etc.);
  • démontrer des aptitudes interpersonnelles en communication, (verbal/écrit) ainsi qu’une aptitude et un grand intérêt à travailler en équipe;
  • faire preuve de débrouillardise, pensée critique, créativité, autonomie, initiative, diplomatie, minutie et d’un grand sens de l’organisation;
  • être à l’aise dans un contexte de changements constants, imprévus, urgences;
  • démontrer une grande disponibilité de façon à pouvoir offrir une prestation de travail à des heures variées selon les besoins.

Conditions d’emploi

Échelle salariale 40 959 $ à 60 359 $  – Groupe II (AA) Horaire 35 heures / semaine
Statut Régulier Catégorie Professionnels syndiqués (SPPRIO)

Conditions de travail particulières

Vacances annuelles: 4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s’accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu.
Congés fériés: 13 jours fériés et chômés.
Congés maladie: 9 jours de congé de maladie.
Régime d’assurances collectives Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de la santé et les soins dentaires le tout conformément à la police en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale.
Régime de retraite: Régime de retraite des employés de la fonction publique.
Centre sportif: Gratuit pour les employés du Parc olympique et leur famille immédiate.


Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitae accompagné de vos diplômes et cartes de compétences en spécifiant le numéro du concours R-16-64 :

Par courriel : ressources-humaines@rio.gouv.qc.ca
Par télécopieur : 514 252-7451
Par la poste :
VP, Capital humain, prévention et sécurité
Parc olympique
4141, avenue Pierre-De Coubertin
Montréal (Québec), H1V 3N7

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Les demandes seront traitées en toute confidentialité
Le Parc olympique souscrit au programme d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.