Offres d'emploi

Adjointe administrative, adjoint administratif

Raison d’être

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de ce titre d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs liés au déroulement des activités de la direction des ressources humaines. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Responsabilités

Plus spécifiquement, la personne titulaire :

  • accueille les employés et visiteurs qui se présentent à la direction des ressources humaines et répond aux demandes de renseignements ou dirige, le cas échéant, vers la personne qui détient l’information requise;
  • agit comme personne-ressource en s’assurant d’avoir une connaissance générale de l’organisation ainsi que des dossiers de la direction et effectue le travail ou le rappel des échéances, si nécessaire;
  • soutien l’équipe de la direction dans leurs activités et participe à tout projet en lien avec son rôle dont, par exemple, en ce qui a trait aux activités de :
    • dotation : crée les dossiers, vérifie les réquisitions de personnel et s’assure qu’elles soient conformes, prépare les projets d’affichage et effectue  l’affichage sur les différentes plateformes, procède à un premier tri des candidatures, prépare les outils de sélection, recueille les données relatives à la vérification des références et en assure le suivi, prépare les lettres et les contrats d’embauche et assure la communication aux diverses parties impliquées et contribue, au besoin, à l’accueil des nouveaux employés;
    • formation : réserve et prépare les salles, convoque les participants et assure le suivi, recueille et collige, au besoin, les formulaires d’évaluation de l’activité de formation, assure le suivi budgétaire et prépare les rapports nécessaires pour, notamment, le rapport annuel;
  • effectue la logistique des différentes activités organisées par la direction (réunions, présentations, formation, entrevues, etc.) et collabore à la planification et l’organisation de ces dernières (départ à la retraite, semaines thématiques, programme reconnaissance et/ou activités corporatives);
  • met à jour l’organigramme ainsi que les indicateurs de performance de la direction, effectue l’entrée de données dans les différents systèmes concernant, entre autres, les candidats, les nouveaux employés, mouvements de personnel, les départs, les modifications, etc. et assure une communication fluide des informations entre les différentes directions;
  • rédige une première ébauche de texte (note de service, procès-verbaux, etc.) en s’assurant que celui-ci soit complet et véridique pour ensuite, en collaboration avec le responsable, transmettre l’information aux personnes concernées et créer et/ou maintenir à jour différents tableaux de bord et graphiques selon les besoins de l’équipe et de la direction;
  • prépare tout document demandé par la direction dans le cadre de différents projets ;
  • tient à jour le système de classement, de contrôle et de référence selon les règles établies, et ce, pour la direction des ressources humaines et des finances (procède à l’ouverture des dossiers, à la création d’étiquettes, assure le classement et le déclassement, la numérisation, etc.);
  • assure la gestion des appels, du courrier postal et électronique, de tout autre document reçu et coordonne la circulation des renseignements aux personnes concernées;
  • cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports ou documents;
  • participe au processus de préparation budgétaire avec son supérieur et en fait le suivi, le contrôle;
  • accomplit le travail relatif à la facturation en vue du paiement;
  • s’assure que l’inventaire des fournitures de bureau correspond au besoin du service et effectue les commandes nécessaires afin de le maintenir;
  • effectue en collaboration avec la direction des finances, l’inventaire du magasin général;
  • au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications, expériences et exigences requises

  • détenir un diplôme d’études professionnels (DEP) dans la discipline appropriée;
  • détenir plus d’un an d’expérience pertinente reliée aux attributions de l’emploi;
  • maîtrise de la langue française, dont de très bonnes aptitudes en rédaction;
  • maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
  • forte aptitude pour les relations interpersonnelles, facilité à communiquer;
  • capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois, aptitude pour le travail d’équipe;
  • bon sens de l’organisation et grande capacité d’adaptation aux changements;
  • fait preuve d’initiative, de rigueur et de flexibilité;
  • sens de la discrétion et de la confidentialité.

Conditions d’emploi

Échelle salariale Classe 6 – 18,70 $ à 27,44 $ / heure selon expérience Horaire 35 heures / semaine (horaire variable)
Statut Régulier Catégorie Bureau, non syndiqué

Conditions de travail particulières

Vacances annuelles 4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s’accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu.
Congés fériés 13 jours fériés et chômés.
Congés maladie Crédit de 5,25 heures par mois travaillé jusqu’à un maximum de 63 heures pour la période allant du 1er juillet au 30 juin.
Régime d’assurances collectives
Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de la santé et les soins dentaires le tout conformément à la police en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale.
Régime de retraite
Régime de retraite des employés de la fonction publique.
Centre sportif
Gratuit pour les employés du Parc olympique.
Stationnement
Tarif préférentiel pour les employés

Les demandes seront traitées en toute confidentialité

Le Parc olympique souscrit au programme d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitae ainsi que vos diplômes en spécifiant le numéro du concours R-19-61 :

Par courriel : ressources-humaines@rio.gouv.qc.ca
Par télécopieur : 514 252-7451
Par la poste :
Direction des Ressources humaines
Parc olympique
4141, avenue Pierre-De Coubertin
Montréal (Québec), H1V 3N7

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