La Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (chapitre G-1.02) exige de la Société qu’elle constitue trois comités :
De plus, la Loi sur la Société de développement et de mise en valeur du Parc olympique (LQ 2020, chapitre 10) exige également que la Société constitue un comité des immobilisations.
Le conseil nomme les administrateurs de chaque comité sur la proposition du président du conseil.
Ces comités rendent compte de leurs travaux au conseil d’administration et lui font part de leurs avis et recommandations.
Le président du conseil peut participer à toute rencontre d’un comité.
Le président-directeur général peut participer à toute rencontre d’un comité à titre d’invité à l’exception du comité des immobilisations où il est membre.
Comité de gouvernance et d’Éthique
Le comité de gouvernance et d’éthique est composé uniquement d’administrateurs indépendants. Il a notamment pour mandat de :
- Élaborer des règles de gouvernance et un code d’éthique applicable aux membres ainsi qu’aux dirigeants de la Société;
- Élaborer des profils de compétence et d’expérience pour la nomination des membres, à l’exception du président du conseil et du président-directeur général;
- Élaborer des critères d’évaluation des membres et du fonctionnement du conseil, et effectuer l’évaluation de façon annuelle;
- Voir à l’élaboration et au suivi du plan stratégique de la Société;
- De concert avec le comité des immobilisations, veiller au respect, à la mise en valeur, à la protection et à la valorisation du patrimoine architectural et technique du Parc olympique;
- Veiller à la mise en valeur et à la promotion du patrimoine historique du Parc olympique et de l’héritage olympique;
- Assurer le suivi sur les projets de développement des affaires, de développement commercial et de développement économique de la Société.
Comité de vérification
Le comité de vérification est composé uniquement d’administrateurs indépendants. Il a notamment pour mandat de :
- Examiner et approuver le plan annuel de vérification interne ;
- S’assurer qu’un plan visant une utilisation optimale des ressources de la Société soit mis en place et d’en assurer le suivi ;
- Veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne soient mis en place et s’assurer qu’ils soient adéquats et efficaces ;
- Élaborer un processus de gestion des risques ;
- Réviser toute activité susceptible de nuire à fa bonne situation financière de la Société ;
- Examiner les états financiers avec le vérificateur général et/ou le vérificateur externe nommé par le gouvernement ; et
- Recommander au conseil l’approbation des états financiers.
Comité des ressources humaines
Le comité de ressources humaines est composé uniquement d’administrateurs indépendants. Il a notamment pour mandat de :
- Recommander au conseil les politiques concernant les ressources humaines incluant la rémunération et le plan des effectifs ;
- Proposer un profil de compétence et d’expérience pour la nomination du président-directeur général de la Société ;
- Élaborer et proposer les objectifs de rendement et de performance ainsi que les critères d’évaluation du président-directeur général, et faire des recommandations au conseil concernant la rémunération de celui-ci ;
- Contribuer à la sélection des dirigeants ;
- Établir un programme de planification de la relève des dirigeants ;
- Examiner l’évaluation de la performance des dirigeants ; et
- Surveiller la conformité réglementaire de la Société au regard des sujets relatifs aux ressources humaines.
Comité des immobilisations
Le comité des immobilisations est composé d’administrateurs indépendants et du président-directeur général. Il a notamment pour mandat d’assurer le suivi des projets de maintien d’actifs et de résorption du déficit de maintien d’actifs des infrastructures que la Société qualifie comme étant majeurs , et dans ce cadre, assume principalement les fonctions suivantes:
- Assurer le suivi des projets pendant toute la période de leur réalisation, en faire rapport par écrit au conseil d’administration, et étudier tous les dossiers relatifs à ces projets;
- Examiner le plan d’immobilisations et les prévisions budgétaires annuelles relatives à l’entretien et à la mise à niveau des infrastructures de la Société, en recommander l’approbation au conseil d’administration et en assurer le suivi;
- Assurer le suivi des décisions du conseil d’administration concernant tous les projets de construction, d’entretien et de mise à niveau des infrastructures de la Société;
- Examiner les contrats relatifs aux immobilisations et en recommander l’approbation au conseil d’administration lorsque cela est requis;
- Étudier tous les dossiers relatifs à l’entretien et à la sécurité des installations de la Société et recommander au conseil d’administration toute décision à cet égard lorsque cela est requis;
- Examiner les dossiers de location d’espaces impliquant des améliorations locatives nécessitant des investissements importants ou des engagements de nature technique et formuler des recommandations au conseil d’administration à cet égard;
- Assurer le suivi du plan d’action en matière de développement durable de la Société dans les matières relatives à la protection du patrimoine immobilier, à l’efficacité énergétique et aux activités de construction, d’entretien et de mise à niveau des infrastructures;
- De concert avec le comité de Gouvernance et d’éthique, veiller au respect, à la mise en valeur, à la protection, et à la valorisation du patrimoine architectural et technique du Parc olympique.