1. Les dons
1.1 Tout don d’une valeur excédant 5 000 $ que désire vouloir faire la Société doit requérir l’autorisation préalable du conseil d’administration et doit être proposé en premier chef au gouvernement du Québec ou à un organisme public. Si le don ne peut être fait par l’un des partenaires précités, la Société peut faire le don à un organisme sans but lucratif, le tout, tel que stipulé à l’article 3 a) du Règlement sur les contrats d’aliénation de biens meubles excédentaires (chapitre R-7, r.2).
1.2 Par les présentes, et en vertu de l’article 4.1.2 du Règlement concernant la délégation de pouvoirs et autres aspects financiers (no 187), le conseil d’administration délègue au président-directeur général, qui lui délègue aux dirigeants le pouvoir d’autoriser tout don d’une valeur moindre de 5 000 $ à un organisme sans but lucratif dans l’un des créneaux d’activité privilégié par la Société, soit:
1.2.1 Le sport;
1.2.2 La culture;
1.2.3 Toute cause sociocommunautaire en lien avec les valeurs de la Société;
1.2.4 Toute cause parrainée par des partenaires faisant affaire dans le quartier de la Société ou de tout quartier avoisinant, pour autant que la cause soit en lien avec les valeurs de la Société;
1.2.5 Le développement durable; et
1.2.6 Le secteur humanitaire.
1.3 Pour qu’une demande de don soit prise en considération, l’organisme doit être enregistré à titre d’organisme sans but lucratif au Québec, doit représenter un groupe d’individus, avoir une mission clairement définie et proposer un projet qui s’inscrit dans l’un des créneaux retenus par la Société.
1.4 L’octroi du don ou non doit prendre en considération notamment à qui il pourrait être octroyé, à quoi pourrait-il servir, la valeur du don et ce qui a été donné dans des situations similaires dans le passé. Cependant, et malgré ce qui précède, la donation antérieure ne fait pas présumer une donation ultérieure demandée ou évaluée par la Société.
1.5 Le dirigeant qui a autorisé le don doit en aviser la Direction générale et lui fournir les informations nécessaires afin que cette dernière puisse consigner le don dans le registre des dons.
2. Les commandites
2.1 Par les présentes, et en vertu de l’article 4.1.2 du Règlement concernant la délégation de pouvoirs et autres aspects financiers (no 187), le conseil d’administration délègue au président-directeur général, qui lui délègue aux dirigeants le pouvoir d’autoriser l’octroi ou l’acceptation d’une commandite. Cependant, et préalablement à l’autorisation d’une commandite, la recommandation du Directeur marketing ou du Directeur, développement évènements et service à la clientèle corporative, selon la commandite, doit être obtenue.
2.2 Nonobstant les paramètres, critères et responsabilités décrites à l’article 3, la Société peut impartir certaines responsabilités à un tiers, comme la recherche et l’évaluation de commandites. Cependant, l’autorisation finale d’une commandite ne peut être une responsabilité impartie à un tiers.
2.3 Toute commandite, qu’elle soit obtenue d’un tiers ou octroyée à un tiers doit être consignée dans le registre des commandites tenu par la Direction marketing. Doit être notamment consignée à ce registre, l’entité avec qui la Société transige, la durée de la commandite, l’évènement, la ou les contreparties en biens, publicités et visibilités, la valeur monétaire ainsi que toute limitation ou restriction qu’il pourrait y avoir au contrat de commandite.
2.4 La Société ne peut accepter toutes les propositions de commandites émanant de tiers la sollicitant, comme elle ne peut accepter d’être commanditée par toute entité en faisant la demande. Ainsi, pour systématiser et uniformiser les démarches de commandite, la Société a choisi d’exclure notamment de sa politique les cas suivants:
2.4.1 Les causes religieuses;
2.4.2 Les causes politiques;
2.4.3 Les causes qui ne satisfont pas aux créneaux soutenus par la Société précisées à l’article 1.2 des présentes; et
2.4.4 Les causes soutenant une seule personne ou la réalisation d’un projet ou d’une activité personnelle.
2.5 Malgré l’article 2.4.3, et pour éviter toute ambigüité, toute commandite de biens et services peut ne pas être dans l’un des créneaux discutés à l’article 1.2 des présentes, mais doit être en lien avec l’une des causes prévues à l’article 1.2.
2.6 Tout organisme désirant obtenir une commandite de la Société doit préciser:
2.6.1 Le nom et la mission du requérant ;
2.6.2 La description de la cause, de l’activité, du projet ou de l’évènement pour lequel est sollicitée la participation de la Société;
2.6.3 La nature de la contribution souhaitée (argent, biens ou services);
2.6.4 Les dates et lieux de l’évènement, le cas échéant;
2.6.5 Le nombre et profil des participants;
2.6.6 En quoi l’appui de la Société sert les intérêts de la mission ou de la cause que le demandeur défend; et
2.6.7 L’avantage promotionnel ou le rayonnement que peut en retirer la Société, ainsi que sa valeur approximative.
2.7 À moins que les contrats de location ne le spécifient précisément, un contrat de location incluant une subvention ou une aide financière, même si le contrat précise que la Société a une certaine visibilité dans l’évènement ou chez le locataire, n’équivaut pas à une commandite.
2.8 Le fait, pour un organisme, d’avoir obtenu une commandite de la Société dans les années passées ne fait pas présumer pour les années à venir que la commandite demeurera. Les commandites sont évaluées et octroyées de manière annuelle, à moins d’une entente écrite et dûment signée à cet effet où la durée de la commandite excède une période d’une année.
2.9 Avant d’accepter toute commandite, l’employé chargé de ce projet doit vérifier si la commandite qu’il étudie n’est pas en compétition ou dans le même secteur d’affaires qu’un commanditaire, un partenaire ou un locataire de la Société et s’il n’y a pas une entité ayant un droit de premier refus applicable sur la commandite étudiée. Davantage l’employé chargé d’évaluer la commandite doit vérifier que l’affichage, intérieur ou extérieur, est disponible dans les formats et aux endroits visés.