Dans les coulisses de la plus importante clinique de vaccination au Québec

Depuis le 1^er mars, des milliers de citoyens se sont présentés à la plus importante clinique de vaccination du Québec, au Stade olympique, pour y recevoir l’un des très attendus vaccins contre la COVID-19. Toutefois, l’organisation d’une clinique d’une telle envergure n’est pas de tout repos! Bien que celle-ci soit sous la gestion du CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal, les employées et employés du Parc olympique y mettent aussi la main à la pâte.

Afin d’en connaître plus sur le travail effectué à l’arrière-scène au Stade, Le 76 s’est entretenu avec deux membres de l’équipe du Parc olympique, Lucie Duguay, chargée de projets événementiels, et Alexandra Pellerin Hernandez, responsable de secteur, événements et opérations.

Ce n’est pas la première fois que le Parc olympique répond à l’appel du gouvernement afin de lui apporter du soutien lors de crises, à l’aide de ses installations. On peut notamment penser à l’utilisation du Stade comme clinique de vaccination contre la grippe A(H1N1) en 2009, ou encore à son rôle dans l’accueil des demandeurs d’asile en 2017. Le Parc olympique s’attendait-il à être sollicité de nouveau par le gouvernement dans le cadre de la lutte contre la COVID-19?

Lucie : Oui, c’est sûr. Le Stade olympique est un incontournable : il est tellement vaste que nous avons une capacité d’accueil qui est reconnue. Et comme nous avions déjà accueilli le CIUSSS lors de la [vaccination contre la] H1N1 et pour les demandeurs d’asile, cela allait de soi que le Stade olympique allait être sollicité. D’ailleurs [le CIUSSS a ouvert] en octobre une clinique de dépistage [de la COVID-19] à l’auto, qui se tient dans le stationnement P5. Donc le CIUSSS était déjà dans nos murs pour le dossier de la COVID-19.

Quelles sont les grandes étapes qui ont mené au développement et à la mise en place de la clinique de vaccination?

Lucie : Ça commence toujours par la demande du client. Quand le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-De-Montréal a été mandaté pour ouvrir une clinique de vaccination, tout de suite les gens avec qui nous étions en contact nous on dit qu’ils regardaient la possibilité d’en ouvrir une dans le Stade.

Ce qui est le fun au Stade olympique, c’est que tous les employés se mobilisent rapidement et tout le monde met la main à la pâte. C’est vraiment un travail d’équipe. – Lucie Duguay

Ensuite, c’est la visite des lieux. Et même avant la visite, à l’interne, nous faisons un brainstorming pour savoir ce que nous avons a à offrir, quel serait le meilleur endroit, quels sont nos atouts et comment nous pouvons matérialiser le tout. Donc quand le client se présente pour faire la visite, nous sommes déjà préparés. Parce que le Stade, oui c’est grand, mais il s’y passe aussi d’autres activités que la clinique : de l’entreposage pour différents clients, des tournages, nous avons des contrats qui sont déjà signés pour des événements qui s’en viennent, nous avons des locataires… Il fallait donc trouver l’endroit où il serait possible de tenir et opérer [la clinique] malgré le fait que d’autres activités sont en cours ou sont prévues dans le Stade.

Il faut aussi considérer l’analyse des besoins du client, de ses attentes, de la clientèle, du comment se rendre à cet endroit… Aussi, nous parlons d’une clientèle qui, pour la vaccination, implique d’abord les personnes plus âgées. Il fallait donc trouver un site qui était facile d’accès pour les personnes à mobilité réduite. Finalement, la clinique est installée au même endroit où on avait eu la clinique de vaccination de la grippe
A (H1N1) en 2009.

Alexandra : Ce qui a été particulier, c’est que toutes les étapes décrites par Lucie se déroulent normalement sur une période d’une à trois semaines. Cette fois, tout a été condensé en un vendredi après-midi et un weekend, donc on parle d’à peu près 48 h. Lucie nous a annoncé un jeudi que le CIUSSS venait faire une visite le vendredi. Donc, tout ce que nous faisons normalement avant une visite a dû être bouclé en soirée ce jour-là. Le vendredi soir, le client nous annonçait qu’il débutait son montage le lundi matin. À ce moment-là, nous n’avions pas de plan ni pris connaissance de leurs besoins comme nous prenons le temps de le faire normalement, et donc il a fallu beaucoup anticiper. Nous avons mobilisé tous les métiers du Parc olympique en disant « Nous n’avons pas de commande pour vous, mais restez autour du site, car l’information nous parviendra au compte-goutte et vous devez être prêts à réagir ».

Lucie : Ce n’était pas reposant, mais c’était excitant quand même! Ce qui est le fun au Stade olympique, c’est que tous les employés se mobilisent rapidement et tout le monde met la main à la pâte. C’est vraiment un travail d’équipe. De plus, lorsque nous avons démarré cette clinique, nous terminions la location [de l’espace présentement utilisé par la clinique] à la CSDM, où l’on donnait des cours pour les préposés aux bénéficiaires. La CSDM s’est montrée très ouverte et compréhensive pour permettre le montage de la clinique même [si son équipe procédait encore au démontage]!

Alexandra : Une chose qui a aussi été intéressante est qu’en même temps que la clinique, il y a eu un projet de gestion d’équipement médical sur l’aire de jeu pour le ministère de la Santé. Ça a ajouté un autre projet pour lequel nous avons eu 48 h pour se « retourner de bord » et que nous avons livré en même temps que la clinique.

Lucie : En résumé, on ne s’ennuie pas!

Alexandra : Ajoute par-dessus deux ou trois tournages et on est en business!

Lucie : La beauté de la chose c’est que, dans le fond, on travaille dans l’ombre : la clinique tu la vois, ça fonctionne bien, mais nous nous sommes là, dans l’ombre, à surveiller, constamment en attente. Nous avons tout préparé et si jamais il y a quelque chose qui accroche, tout de suite, nous intervenons.

Quel est présentement le rôle du Parc olympique et de ses employés dans le cadre de la clinique de vaccination?

Lucie : C’est l’événement du CIUSSS. Nous, nous sommes locateurs d’espaces. Donc l’événement, le plan, l’aménagement de la clinique, c’est le CIUSSS qui les détermine. De notre côté, nous fournissons les services nécessaires pour l’installation de leur aménagement.

Alexandra : Nous allons émettre beaucoup de recommandations de nos spécialistes respectifs, nous les guidons à travers leurs choix.

Nous avons sur place plusieurs corps de métier:  notre propre équipe de plomberie, un département électrique, des opérateurs de machinerie… Nous avons vraiment une petite ville au niveau 0 qui permet d’offrir tous ces services-là, tous les jours, aux clients. – Alexandra Pellerin Hernandez

Lucie : Des employés du Parc olympique sont attitrés à l’évacuation d’urgence, d’autres dans les stationnements. Par exemple, comme nous avons effectué les branchements électriques, il faut s’assurer que des électriciens restent disponibles au cas où il y aurait quelque chose qui se passe. Même si la clinique est en opération depuis deux ou trois semaines, nous avons des demandes et nous devons aussi prendre en charge de nouvelles installations. Nous sommes là tous les jours. Pour la clinique comme telle, le CIUSSS a aussi ses agents de sécurité qui sont sur place, du personnel d’accueil pour aider les gens à circuler et à comprendre le processus, l’inscription… En somme, d’un côté il y a une petite armée du CIUSSS et de l’autre, les employées et employés du Parc olympique qui sont présents en soutien.

Alexandra : C’est le même principe qu’un propriétaire d’immeuble à logements avec son locataire. S’il y a une toilette bouchée, de la plomberie brisée, une panne électrique, on appelle le propriétaire. Le Parc olympique est le propriétaire, sauf qu’il est propriétaire d’un très gros appartement! Nous fournissons le soutien non seulement pour les aspects sécurité et logistique, mais aussi pour ce qui est de l’infrastructure, du bâtiment en tant que tel. Les équipes du CIUSSS prennent en charge tout ce qui est spécifique à la clinique de vaccination, et nous, de ce qui est plus en lien avec le bâtiment. Notre sécurité et nos agents d’accueil sont, par exemple, à l’entrée des stationnements pour guider les gens à travers nos installations. Puis, une fois dans la clinique, ce sont des agents de la clinique de vaccination qui les prennent en charge. Donc, chacun a son territoire à gérer et nous travaillons conjointement sur tous les aspects.

Quels ont été les plus grands défis logistiques à surmonter pour le Parc olympique?

Lucie : Je te dirais que le défi logistique a été la rapidité.

Alexandra : Oui, effectivement le très court délai que nous avons eu. Pour réserver 100 agents pour un salon, par exemple, généralement notre collègue Johanne à la logistique va commencer [le recrutement] un mois avant. Mais pour cette fois-ci, elle n’a eu qu’une fin de semaine pour recruter le personnel nécessaire.

Selon vous, qu’est-ce qui fait du Stade olympique un lieu idéal pour accueillir la plus importante clinique de vaccination au Québec?

Lucie : C’est l’immensité du stade et l’expertise des personnes qui sont là. Nous accueillons des événements depuis tellement longtemps que tout ce qui est logistique, organisation ou opérations, on y est habitué. En plus de répondre aux besoins du client, nous pouvons aussi les guider et participer avec eux à l’élaboration [du déroulement de l’activité].

Alexandra : Aussi, contrairement à certains autres lieux où il n’y a peut-être qu’un électricien de service le jour ou qu’un plombier sur appel, au Stade olympique, nous avons sur place plusieurs corps de métier:  notre propre équipe de plomberie, un département électrique, des opérateurs de machinerie… Nous avons vraiment une petite ville au niveau 0 qui permet d’offrir tous ces services-là, tous les jours, aux clients.

Lucie : Oui et le fait qu’ils soient des employés réguliers du Stade fait en sorte qu’ils savent de quoi on parle : ils connaissent le Stade, ils connaissent les problématiques, les impacts, etc. Donc, lorsque tu demandes quelque chose à un électricien, il sait ce qu’il est capable de faire et qu’il peut le faire rapidement.

Pour toutes informations concernant la clinique de vaccination du Stade ou la prise de rendez-vous, veuillez consulter le site Web du CIUSSS de l’Est-de-l’île-de-Montréal.