Politique portant sur la réception et l’examen des plaintes en application de l’article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP)

Préambule

La présente politique a notamment pour assise légale et réglementaire :

  • La Loi sur la Régie des installations olympiques (chapitre R-7) ;
  • La Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (chapitre G-1.02) ;
  • La Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) ;
  • La Loi sur l’Autorité des marchés publics (chapitre A-33.2.1) ;
  • Le Règlement concernant l’exercice des pouvoirs du Conseil d’administration de la Régie des installations olympiques, sa régie interne et d’autres mesures administratives s’appliquant à la Société (no 178) ; et
  • Le Règlement concernant la délégation de pouvoirs et autres aspects financiers (no 187).

1. Définition

  • AMP : désigne l’Autorité des marchés publics ;
  • LAMP : désigne la Loi sur l’Autorité des marchés publics (chapitre A-33.2.1) :
  • LCOP : désigne la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) ;
  • Politique : désigne la Politique portant sur la réception et l’examen des plaintes en application de l’article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics de la Régie des installations olympiques (n° 18) ;
  • RTP : désigne le Responsable du traitement des plaintes ; et
  • RIO : nommément, la Régie des installations olympiques.

CHAMP D’APPLICATION

2. Cadre légal

En vertu de la Loi sur la Régie des installations olympiques (chapitre R-7) et de la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (chapitre G-1.02), le conseil d’administration possède le pouvoir d’administrer et d’exploiter les actifs de la Régie des installations olympiques (ci-après, la « Régie ») ainsi que de gérer ses employés. Cependant, et dans le cadre d’une saine gestion, dans un principe d’efficacité, et en vertu de l’article 3.9.10 du Règlement concernant l’exercice des pouvoirs du Conseil d’administration de la Régie des installations olympiques, sa régie interne et d’autres mesures administratives s’appliquant à la Société (no 178), le conseil d’administration possède le pouvoir de déléguer certaines fonctions et responsabilités qui lui sont conférées par ces lois aux dirigeants et aux employés de la Régie. L’adoption, l’application et le respect de la Politique, sous réserve des obligations et des limitations décrites aux présentes, découle de ce droit de délégation.

En vertu de l’article 21.0.3 de la LCOP, les organismes publics visés par la LAMP ont l’obligation de se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes[1].

La présente Politique vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la RIO dans le cadre d’un processus d’adjudication ou d’attribution d’un contrat visé. La Politique doit notamment tenir compte des dispositions de la Politique concernant l’encadrement et la gestion des contrats octroyés en vertu de la LCOP (no 18).

Afin d’éviter toute ambiguïté qu’il pourrait y avoir entre l’application de la Politique et de la Politique concernant la divulgation d’actes répréhensibles (n° 14), il est à noter que la Politique ne s’applique pas aux actes répréhensibles, c’est-à-dire toute contravention à une loi du Québec, à une loi fédérale applicable au Québec ou à un règlement pris en application d’une telle loi, un manquement grave aux normes d’éthique et de déontologie, un usage abusif des fonds ou des biens d’un organisme public, y compris de ceux qu’il gère ou détient pour autrui, un cas grave de mauvaise gestion au sein d’un organisme public, y compris un abus d’autorité, le fait, par un acte ou une omission, de porter gravement atteinte ou de risquer de porter gravement atteinte à la santé ou à la sécurité d’une personne ou à l’environnement ou encore le fait d’ordonner ou de conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible décrit ici haut.

2.1. Interdiction d’exercer des représailles

Le dépôt d’une plainte en vertu de cette présente procédure doit être effectué sans crainte de représailles de la part de la RIO.

De plus, précisons que l’article 51 de la LAMP stipule qu’il est interdit de menacer une personne ou une société de personnes de représailles pour qu’elle s’abstienne de formuler une plainte à l’AMP. Toute personne ou société de personnes qui croit avoir été victime de représailles peut porter plainte auprès de l’AMP pour que celle-ci détermine si cette plainte est fondée et soumette, le cas échéant, les recommandations qu’elle estime appropriées au dirigeant de l’organisme public concerné par les représailles. Au terme de l’examen, l’AMP informe le plaignant de ses constatations et, le cas échéant, de ses recommandations.

2.2. Préserver vos droits à un recours

Afin de préserver vos droits à un recours en vertu des dispositions prévues aux articles 37, 38, 39 et 41 de la LAMP toute plainte à la RIO doit être effectuée selon ce qui est prévu à la présente procédure.

3. Conditions applicables

3.1. Avant de procéder au dépôt d’une plainte – S’assurer que le dépôt d’une plainte est le recours approprié.

S’il s’agit d’une demande d’information ou de précision à formuler à l’égard du contenu des documents d’un appel d’offres, d’un processus de qualification d’entreprises, d’un processus d’homologation de biens ou d’un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP en cours, le recours approprié est d’adresser cette demande à la personne-ressource identifiée dans l’avis publié au système électronique d’appel d’offres.

3.2. Qui à l’intérêt pour déposer une plainte?

Seul une entreprise intéressée ou un groupe d’entreprises intéressées à participer au processus d’appel d’offres public, au processus de qualification d’entreprises, au processus d’homologation de biens ou son représentant peut porter plainte relativement à un de ces processus.

Seule une entreprise en mesure de réaliser le contrat de gré à gré visée par le processus d’attribution en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP peut en manifester son intérêt.

On entend par « entreprise » une personne morale de droit privé, une société en nom collectif, en commandite ou en participation ou une personne physique qui exploite une entreprise individuelle. (Article 13.1 al.2 LCOP)

3.3. Quels sont les types de contrats publics pouvant faire l’objet d’une plainte?

Les contrats suivants qui comportent une dépense de fonds publics ET qui comportent une dépense égale ou supérieure au seuil minimal d’appel d’offres public applicable :

  • Les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens, dans la mesure où ils ne visent pas l’acquisition de biens destinés à être vendus ou revendus dans le commerce, ou à servir à la production ou à la fourniture de biens ou de services destinés à la vente ou à la revente dans le commerce ;
  • Les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi ;
  • Les contrats de services, autres qu’un contrat visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux.

Est assimilé à un contrat d’approvisionnement, le contrat de crédit-bail.

Les contrats assimilés à des contrats de services soit les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique (chapitre I-13.3), les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction.

Les contrats suivants qu’ils comportent ou non une dépense de fonds publics ET sans égard à la valeur de la dépense :

  • Les contrats de partenariat public-privé conclus dans le cadre d’un projet d’infrastructure à l’égard duquel un organisme public associe un contractant à la conception, à la réalisation et à l’exploitation de l’infrastructure ;
  • Tout autre contrat déterminé par règlement du gouvernement.

A) PROCESSUS CONCERNÉS

  • Un processus d’appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours.
  • Un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser.

B) SEUILS MINIMAUX D’APPEL D’OFFRES PUBLIC APPLICABLES

Les seuils applicables sont les suivants :

  • Pour un contrat d’approvisionnement : 25 300 $ et plus ;
  • Pour un contrat de services techniques ou professionnels :101 100 $ et plus ;
  • Pour un contrat de travaux de construction : 101 100 $ et plus ;

Les seuils à jour peuvent être consultés à l’adresse suivante :

https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/accords/tab_synthese_seuils_accords.pdf

4. Procédure portant sur la réception d’une plainte

4.1. À qui et comment la plainte doit-elle être transmise

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours

Le RTP de la RIO est responsable de recevoir les plaintes, de faire les vérifications et analyses qui s’imposent et d’y répondre dans les délais requis par la LAMP.

Toute plainte doit être transmise par voie électronique au RTP à l’adresse courriel suivante :

ress.materielles.plaintes@rio.gouv.qc.ca

De plus, la plainte doit obligatoirement être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP disponible sur son site internet à l’adresse suivante, tel que stipulé à l’article 21.0.3 de la LCOP :

https://www.amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Le responsable du traitement des plaintes (RTP) de la RIO est responsable de recevoir les manifestations d’intérêt, de faire les vérifications et analyses qui s’imposent et d’y répondre dans les délais requis par la LAMP.

Toute manifestation d’intérêt doit être transmise par voie électronique au RTP à l’adresse courriel suivante :

ress.materielles.plaintes@rio.gouv.qc.ca

La manifestation d’intérêt de l’entreprise devra contenir un exposé détaillé et la documentation qui démontrent qu’il est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et obligations énoncées dans l’avis d’intention.

4.2. Quand la plainte doit-elle être reçue

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

Une telle plainte visée à l’article 21.0.4 de la LCOP doit être reçue par la RIO au plus tard à la date limite[2] de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres.

Une telle plainte ne peut porter que sur le contenu des documents disponibles au plus tard 2 jours avant cette date.

Le plaignant doit transmettre simultanément sa plainte à la RIO pour traitement approprié ainsi qu’à l’AMP pour information.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Une telle manifestation d’intérêt doit être reçue par la RIO au plus tard à la date limite pour manifester son intérêt, indiquée au système électronique d’appel d’offres.

La manifestation d’intérêt doit contenir la démonstration indiquant qu’elle est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l’avis d’intention doit être transmise à la RIO au plus tard à la date limite fixée pour sa réception, indiquée au système électronique d’appel d’offres (SEAO).

5. Procédure portant sur l’examen des plaintes

5.1. Vérification de l’intérêt du plaignant

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

À la réception d’une plainte, le RTP procède à l’examen de celle-ci. Il s’assure de l’intérêt du plaignant.

Seuls une entreprise intéressée ou un groupe d’entreprises intéressé à participer à un processus d’adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus.

S’il juge que la plainte est non recevable, le RTP avisera le plaignant sans délai en lui transmettant un avis à cet effet.

A) MENTION AU SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’APPEL D’OFFRES DE LA DATE À LAQUELLE CHACUNE DES PLAINTES A ÉTÉ REÇUE

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

La RIO indiquera, sans délai, au système électronique d’appel d’offres la date à laquelle chacune des plaintes a été reçue, après s’être assuré de l’intérêt du plaignant.

5.2. Analyse de la recevabilité de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

Pour être recevable, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes :

  • Être transmise par une personne intéressée au sens de l’article 4.1 des présentes ;
  • Être transmise par voie électronique au responsable identifié dans cette procédure et selon les dispositions prévues dans celle-ci ;
  • Être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP[3];
  • Être reçue au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres ;
  • Porter sur un contrat public visé en vertu de l’alinéa 1 (1o) a) ou de l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP ;
  • Porter sur le contenu des documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprise, du processus d’homologation de biens disponibles au plus tard 2 jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres ;
  • Être fondé sur l’un des motifs suivants, tout autre motif n’étant pas considéré dans le cadre de l’analyse :
  1. Que les documents de demande de soumissions publique prévoient des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents

OU;

  1. Des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés

OU;

  1. Des conditions qui ne sont pas autrement conformes au cadre normatif.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Pour être recevable, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes :

  • Être transmise par voie électronique au responsable identifié dans cette procédure et selon les dispositions prévues dans celle-ci ;
  • Être reçue au plus tard à la date limite pour manifester son intérêt indiquant que celle-ci est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l’avis d’intention ;
  • Porter sur un contrat public visé en vertu de l’alinéa 1 (1o) a) ou de l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP ;
  • Être fondée sur le seul motif d’être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l’avis publié sur le SEAO ;

5.2.1. Rejet de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours et dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

La RIO rejettera une plainte dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

  • La plainte ne réunit pas l’ensemble des conditions prévues au point 4.2;

5.3. Analyse approfondie de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

Le RTP convient avec le responsable de l’appel d’offres et/ou son service requérant des vérifications qui doivent être effectuées afin d’analyser le bien fondé des motifs allégués dans la plainte. Le RTP peut s’adjoindre les services d’une ressource externe dans le cadre du traitement de la plainte.

Si la situation l’exige, le RTP contactera le plaignant pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de plainte.

Au terme de l’analyse approfondie de la plainte, le responsable de l’examen des plaintes détermine le bien-fondé ou non de la plainte :

  • Si le RTP constate que les documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises, du processus d’homologation de biens prévoient effectivement des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, il doit accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite.
  • Si le RTP constate que les documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises, du processus d’homologation de biens ne prévoient pas de condition, qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, il doit rejeter la plainte.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Le RTP convient avec le responsable de l’appel d’offres et/ou son service requérant des vérifications qui doivent être effectuées afin de s’assurer de la capacité de l’entreprise à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l’avis d’intention. Le RTP peut s’adjoindre les services d’une ressource externe dans le cadre du traitement de la manifestation d’intérêt.

Si la situation l’exige, le RTP contactera le plaignant pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de plainte.

  • Si le RTP constate qu’après analyse approfondie, la plainte est fondée, il doit accepter la manifestation d’intérêt et le contrat de gré à gré ne sera pas conclu.
  • Si le RTP constate qu’après analyse approfondie, la plainte n’est pas fondée, il doit rejeter la manifestation d’intérêt et le processus d’attribution avec le fournisseur unique se poursuivra.

6. Conclusions et fermeture du dossier

6.1. Transmission de la décision au(x) plaignant(s)

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

La RIO transmettra sa décision par voie électronique à ou aux plaignants, à l’égard de l’une ou l’autre des situations suivantes :

  • de la raison du rejet de sa plainte dû à l’absence d’intérêt du plaignant;
  • de la ou des raison(s) du rejet de sa plainte dû à la non-recevabilité de cette dernière;
  • des conclusions au terme de l’analyse approfondie de sa plainte.

Cette décision sera transmise après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard 3 jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée au système électronique d’appel d’offres.

La RIO s’assurera qu’il y a un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision au plaignant et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions au SEAO sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

La RIO transmettra sa décision de maintenir ou non son intention de conclure le contrat de gré à gré, par voie électronique, à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5o du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP.

Cette décision sera transmise au moins 7 jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré.

La RIO s’assurera qu’il y a un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5o du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP et la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré. Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

6.1.1. Mention au système électronique d’appel d’offres de la date à laquelle la décision des la Régie des installations olympiques a été transmise à ou aux plaignant(s)

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

Immédiatement après avoir transmis sa décision à ou aux plaignants, la RIO indiquera au système électronique d’appel d’offres que sa décision a été transmise.

Cette mention est effectuée au système électronique d’appel d’offres dans le seul cas où une plainte a été transmise par un plaignant ayant l’intérêt requis.

6.2. Recours possibles à l’AMP à la suite d’une plainte formulée à la Régie des installations olympiques

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours :

Si le plaignant est en désaccord avec la décision de la RIO, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard trois jours suivant la réception par le plaignant de la décision de la RIO. (Article 37 de la LAMP)

Si le plaignant n’a pas reçu la décision de la RIO trois jours avant la date limite de réception des soumissions, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard à la date limite de réception des soumissions déterminée par la RIO. (Article 39 de la LAMP).

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser :

Si le plaignant est en désaccord avec la décision de la RIO, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard trois jours suivant la réception par le plaignant de la décision de la RIO. (Article 38 de la LAMP)

Si le plaignant n’a pas reçu la décision de la RIO trois jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas-ci, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard une journée avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré inscrite au SEAO par la RIO. (Article 41 de la LAMP).

7. Date de l’entrée en vigueur de la présente politique :

Le 25 mai 2019.

Toute modification ou abrogation de la Politique doit être adoptée par le président-directeur général.

L’usage du masculin n’a que pour but d’alléger le texte. Le masculin comprend le féminin.

[1] La manifestation d’intérêt constitue une plainte relativement à un processus d’attribution d’un contrat public au sens de l’article 21.0.3 de la LCOP.

[2] La date limite de réception des plaintes se termine toujours à sa 23e heure 59e minute et 59e seconde. Ainsi, une plainte peut être transmise et reçue par la RIO à tout moment à l’intérieur des délais prescrits.

[3] En vertu de l’article 21.0.3, seule une plainte visée à l’article 21.0.4 doit être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP sans quoi la plainte sera rejetée.