Conseiller(ère) en gestion documentaire - R-24-16

Le Parc olympique met en branle son plus grand chantier depuis 25 ans! Joignez-vous à notre équipe chevronnée et participez à réécrire l’histoire de l’emblème de Montréal : un lieu unique, chargé d’histoire, créateur d’expériences surdimensionnées. Vous voulez faire partie d'une équipe passionnée et engagée? Vous cherchez un emploi stimulant et varié? Le Parc olympique est à la recherche de personnes de talent pour joindre les rangs de l’équipe dédiée au remplacement de la toiture du Stade afin de réaliser ce projet avec diligence, dans le respect des budgets et des échéanciers. Votre apport et votre expertise au succès de ce chantier majeur marqueront un jalon important dans l’histoire de nos installations. N'attendez pas, postulez dès maintenant!

En tant que joueuse, joueur d’équipe

Vous être reconnu(e) pour votre expertise technique et possédez une expérience en matière de projets d’infrastructures d’envergure. Vous faites preuve d’un sens de la communication efficace, vous êtes un(e) collaborateur(trice) hors pair et habile en résolution de problèmes, joignez cette équipe à titre de Conseiller(ère) en gestion documentaire. Dans ce rôle, vous serez la personne responsable de la structure documentaire. Vous superviserez la transmission, l'enregistrement, et le classement des livrables en instaurant des procédures rigoureuses. Votre contribution à l'archivage et au classement des documents, ainsi que votre réactivité à fournir la documentation sur demande, assureront une gestion transparente et efficace. En élaborant des procédures documentaires, en formant le personnel, en effectuant des audits, et en intégrant des solutions technologiques innovantes, vous jouerez un rôle clé dans l'optimisation continue de la gestion documentaire, contribuant ainsi au succès global du projet.

Votre aire de jeu

Votre journée type ressemblerait à ceci :
  • superviser la transmission, l'enregistrement et le classement des livrables internes et externes du projet;
  • mettre en place des procédures documentaires robustes pour garantir une gestion efficace des livrables;
  • contribuer activement à l'archivage et au classement des documents du projet conformément aux procédures en place;
  • assurer une organisation méthodique des documents pour faciliter l'accès et la recherche;
  • répondre aux demandes de documentation, en fournissant rapidement et avec précision les informations requises parmi les archives du Parc olympique;
  • développer des procédures documentaires complètes pour la transmission, l'enregistrement et le classement des livrables, en assurant la conformité aux normes en vigueur;
  • concevoir et dispenser des formations régulières sur les bonnes pratiques de gestion documentaire aux membres de l'équipe projet;
  • effectuer des audits réguliers pour garantir l'efficacité des processus de gestion documentaire et identifier les opportunités d'amélioration;
  • coordonner le processus d'archivage des documents du projet à la fin de chaque phase pour assurer une préservation à long terme;
  • proposer et mettre en œuvre des solutions technologiques innovantes pour optimiser la gestion documentaire, comme l'intégration de systèmes GED;
  • travailler en étroite collaboration avec les partenaires externes du projet pour assurer une coordination efficace de la gestion documentaire;
  • gérer activement les demandes de documentation, en garantissant des réponses précises et dans des délais raisonnables;
  • au besoin, accomplir toute autre tâche connexe

Vos qualifications, exigences, conditions particulières et aptitudes requises

  • diplôme universitaire de premier cycle gestion de l'Information, archivistique, sciences de l'Information ou dans un domaine connexe;
  • minimum de 7 ans d’expérience pertinente dans des rôles de gestion documentaire, en particulier sur des projets similaires d'envergure (atout);
  • expérience dans la création et la mise en œuvre de procédures documentaires;
  • aptitude à coordonner la production de divers contenus communicationnels;
  • compréhension approfondie des processus de transmission, d'enregistrement, de classement, et d'archivage des documents; compétences en gestion de l'information et des archives;
  • compétences analytiques solides pour mener des audits, évaluer l'efficacité des procédures, et proposer des améliorations continues;
  • capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe multidisciplinaire, en collaborant étroitement avec les différentes parties prenantes du projet.

Les avantages

Horaire de travail : Horaires flexibles et possibilité de télétravail.
Vacances annuelles : 4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s'accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable par mois complet de service continu. Possibilité de financer de 1 à 2 semaines de vacances additionnelles.
Congés fériés : 13 jours fériés et chômés, dont 6 utilisés durant le temps des fêtes.
Congé mobile : 1 jour par année.
Congés maladie : Un maximum de 9 jours pour la période allant du 1er juillet au 30 juin (crédit de 5,25 heures par mois travaillé).
Régime d’assurances collectives : Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de santé et les soins dentaires le tout conformément au contrat en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale. Comprend aussi un Programme d’aide aux employés et leur famille de même qu’un programme numérique de consultation en santé mentale.
Régime de retraite : Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP).
Centre sportif : Gratuit pour l’employé(e) et leur famille immédiate.
Avantages écoresponsables * : Compensation monétaire de 365 $ par année pour l’employé(e) se déplaçant à pied ou en vélo; Abonnement saisonnier gratuit à BIXI; Remboursement à 100 % pour les programmes OPUS (STM et ARTM).
Stationnement : Tarif préférentiel.
*Certaines conditions s’appliquent.