Coordonnatrice, coordonnateur aux fournitures -R-24-50

Joignez-vous à la grande famille du Parc olympique où les possibilités et les défis sont à l’image de l’immensité de ces installations emblématiques, où la créativité et la collaboration forment le béton de l’organisation et où chacune, chacun, participe à sa façon à la création de moments mémorables. On n’attend que vous au Parc olympique!

En tant que joueuse, joueur d’équipe

Dans ce rôle, vous aurez à coordonner et effectuer des activités techniques, administratives et manuelles nécessaires à l’approvisionnement en fournitures, en matériel et en équipements pour les différents services du Parc olympique. Vous prêterez assistance aux gestionnaires dans la définition de leurs besoins de façon à faciliter le processus d'approvisionnement, à décrire le produit dont le niveau de qualité convient aux usages requis, à organiser les inventaires, à coordonner les activités d’un magasin et d’autres locaux satellites, d'outillage, de matériaux ou de fournitures. De plus, vous superviserez et contrôlerez les ressources et les activités sous sa responsabilité.

Votre aire de jeu

agir à titre de répondante principale au niveau de la coordination des activités relatives au magasin central du Parc olympique et à ses locaux satellites;
être responsable d’assurer la satisfaction de la clientèle concernant les produits et services offerts. En ce sens, analyser les besoins, identifier les projets d’amélioration pertinents pour répondre aux objectifs et encadre leurs réalisations;
identifier de manière proactive les besoins et/ou problématiques potentielles relativement aux produits et services offerts en tenant compte de la nature des demandes, de l’urgence des obligations contractuelles et de la disponibilité des ressources, et ce, en respectant les procédures établies;
superviser les ressources sous sa responsabilité en planifiant, organisant, contrôlant et évaluant l’ensemble des activités dans le respect des demandes et des échéanciers. Fixer les objectifs et priorités de celles-ci , adresser tout enjeu ou situation et déterminer les solutions à appliquer, contrôler et approuver le temps de travail, les absences, etc.;
suggérer à la direction tout changement de procédures susceptibles d'accroître l'efficacité du magasin et faire part aux autorités de toute irrégularité constatée;
s’assurer que les politiques, directives, normes et procédures d'approvisionnement de biens sont appliquées adéquatement;
agir comme informateur relativement aux différentes procédures d'achat à utiliser;
à partir d'outils informatiques, tel l'entretien planifié, planifier, analyser et coordonner les besoins afin de maintenir un inventaire adéquat;
préparer les réquisitions nécessaires pour les pièces de rechange et leurs composantes, selon un échéancier;
coordonner la réception et les retours aux fournisseurs, l'emmagasinage et la livraison des outils, des marchandises, du matériel ou autres articles et le prêt d’équipement (instruments, outils). Aussi, être appelé à manipuler et entreposer aux endroits appropriés la marchandise reçue, le matériel ou autres articles reçus. De plus, veiller à ce que les marchandises reçues soient conformes aux bons de commande, remplir les récépissés et autres documents et prendre note des avaries et des pertes. S'assurer que les marchandises soient entreposées convenablement;
requérir et superviser les travaux d'entretien et réparation du matériel et de l'outillage sous sa juridiction;
assister et conseiller les gestionnaires concernées dans la définition de leurs besoins et de la qualité technique du matériel à commander en déterminant les caractéristiques du produit;
Lorsque la situation l’exige, peut-être appelée à remplacer ou prêter main forte au magasinier dans le cadre de ses fonctions;
effectuer la recherche du produit qui satisfait les besoins de l'utilisateur à l'aide d'outils de référence et établir, au besoin, l'équivalence des produits offerts;
établir les spécifications et prépare les devis techniques des produits;
en collaboration avec son gestionnaire, analyser les offres reçues afin de déterminer l'achat le plus avantageux en tenant compte de divers facteurs tels que la quantité, la qualité, les conditions de livraison, le service et le prix. De plus, valider les produits en commande;
peut être appelée à assister la direction dans la préparation des réquisitions menant à des commandes ouvertes;
conseiller et consulter, au besoin, les requérants lors des appels d'offres en leur fournissant différentes informations et clauses particulières à inclure aux documents de soumission;
être appelé, à l’occasion, à faire des petits achats à l'intérieur de sa compétence et des procédures établies;
périodiquement, selon les normes établies, voir au moyen d’un inventaire, à ce que les stocks soient conformes aux registres;
être responsable de l’approvisionnement des réservoirs au poste d’essence;
gérer l’entreposage des matières dangereuses, selon les normes établies, et s’occuper de disposer de ces matières et tout produit récupérable de façon écoresponsable et sécuritaire via les intervenants sélectionnés;
s’assurer d’une communication efficace entre les différents intervenants pour la bonne marche des opérations;
déterminer les processus et procédures les mieux adaptés dans le cadre des opérations du magasin et locaux satellites et s’assurer de leur mise à jour;
participer à tout projet concernant l’amélioration de son service;
rédiger tout rapport ou document requis par sa fonction;
au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Vos qualifications, exigences, conditions particulières et aptitudes requises

détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration;
détenir plus de 2 ans d'expérience reliée aux attributions de l’emploi;
maitrise de la langue française;
bonne connaissance de la langue anglaise;
maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, etc.);
orienté vers le client;
savoir organiser, planifier et gérer son temps;
sens développé du travail d’équipe et de la collaboration;
volonté constante à l’optimisation des processus de travail;
autonomie et proactivité;
dynamisme et leadership;
rigueur au travail, souci du détail, sens politique développé, esprit créatif et innovant.

Votre position

Échelle Salariale :	Classe 8 / 21,56$ à 35,55 $ de l’heure (44 844 $ à 73 944 $) selon l’expérience pertinente (12 échelons)
Horaire :	40 heures par semaine
Statut :	Régulier
Catégorie d’emploi :	Professionnels syndiqués
Unité administrative :	Direction – Approvisionnements et gestion contractuelle

Les avantages

Horaire de travail :	Lundi au vendredi
Vacances annuelles :	4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s'accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu. Possibilité de financer de 1 à 2 semaines de vacances additionnelles.
Congés fériés :	13 jours fériés et chômés, dont 6 sont utilisés entre Noël et le Jour de l’An.
Congé mobile :	Un jour par année.
Congés maladie :	Un maximum de 9 jours pour la période allant du 1er juillet au 30 juin (crédit de 5,25 heures par mois travaillé).
Régime d’assurances collectives :	Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de santé et les soins dentaires le tout conformément au contrat en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale. Comprend aussi un Programme d’aide aux employés et leur famille de même qu’un Programme numérique de consultation en santé mentale.
Régime de retraite :	Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP).
Centre sportif* :	Gratuit pour l’employé(e) et leur famille immédiate.
Avantages écoresponsables* :	Compensation monétaire de 365 $ par année pour les employées et employés se déplaçant à pied ou à vélo; Abonnement saisonnier gratuit à BIXI; Remboursement à 100 % pour les programmes OPUS (STM et ARTM).
Stationnement* :	Tarif préférentiel

*Certaines conditions s’appliquent.